Consigli pratici per digitalizzare i flussi finanziari
1
Nomina i referenti per ogni fase del workflow
Definisci fin dall’inizio chi è responsabile della revisione e approvazione dei documenti digitali. Una catena di responsabilità chiara evita rallentamenti e facilita la tracciabilità.
2
Applica la firma elettronica in modo strategico
Sfrutta le funzionalità di firma elettronica per velocizzare le approvazioni, ma
verifica sempre che il livello di sicurezza sia adeguato al tipo di documento gestito.
3
Favorisci l’integrazione tra piattaforme
Integra i sistemi digitali documentali con i gestionali già in uso. L’interoperabilità riduce la duplicazione di dati e limita le interruzioni operative.
4
Verifica la sicurezza e aggiorna i protocolli
Programma controlli periodici sui backup e aggiorna le procedure secondo le ultime
normative. La manutenzione costante riduce i rischi di perdita dati e non conformità.
5
Sostieni l’adozione con formazione operativa
Accompagna il cambiamento con sessioni di affiancamento pratico: la formazione sul campo
accelera l’adozione delle nuove procedure digitali.
Glossario essenziale workflow digitali
Termini essenziali per chi affronta la digitalizzazione dei documenti finanziari: qui
troverai spiegazioni chiare e sintetiche dei concetti più ricorrenti nei workflow digitali e
nella trasformazione operativa.
Archiviazione digitale
ProcessiL’archiviazione digitale consiste nella conservazione di documenti in formato elettronico, garantendo accessibilità, integrità e rispetto delle norme di conservazione a lungo termine.
Firma elettronica
Sicurezza
La firma elettronica è un metodo di autenticazione digitale che permette di validare
documenti e transazioni, con diversi livelli di sicurezza e valore legale secondo la
normativa vigente.
Workflow digitale
TecnologiaBackup periodico
Sicurezza
Backup periodici garantiscono la protezione dei dati e il ripristino delle
informazioni in caso di perdita o danno accidentale ai sistemi informatici
aziendali.
Conservazione sostitutiva
NormativaIndicizzazione documentale
ProcessiIntegrazione software
TecnologiaPrivacy by design
NormativaLa privacy by design implica che i sistemi digitali vengano progettati fin dall’inizio per tutelare i dati personali, rispettando le prescrizioni del GDPR e delle leggi nazionali.
Accesso profilato
Sicurezza
L’accesso profilato prevede che ogni utente abbia permessi differenziati, limitando
la visualizzazione e la modifica dei documenti solo a chi è autorizzato.
Automazione documentale
Tecnologia
L’automazione documentale riduce le attività manuali, accelerando la lavorazione e
minimizzando errori nei flussi finanziari.